Politique de confidentialité

1. Portée de la présente politique

La présente politique décrit la manière dont Club Pong Inc (« Club Pong », « nous », « notre » ou « nos ») recueille, utilise, communique, conserve, protège et détruit les renseignements personnels dans le cadre de ses activités de club de tennis de table à Montréal, au Québec. Elle s’applique notamment aux personnes qui :

• créent un compte, achètent une adhésion ou réservent une table;
• participent à une activité, visitent le club ou accompagnent un membre;
• utilisent notre site Web, une application, un portail de réservation, un réseau sans fil ou un autre service numérique que nous offrons;
• communiquent avec nous, répondent à un sondage, participent à une promotion ou demandent du soutien;
• agissent comme parent, tuteur, titulaire de l’autorité parentale ou personne responsable d’un participant mineur. Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. La politique ne s’applique pas aux renseignements véritablement anonymisés de façon irréversible conformément à la loi.

2. Responsabilité et gouvernance

Club Pong est responsable des renseignements personnels qu’elle détient, y compris ceux confiés à un fournisseur de services. La personne ayant la plus haute autorité au sein de Club Pong exerce la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels, à moins que cette fonction ait été déléguée par écrit. Fonction Coordonnées Responsable de la protection des renseignements personnels Club Pong Inc Organisation Club Pong Inc Adresse postale 3751 Wellington Street, Verdun, Québec H4G 1V1, Canada Téléphone (514) 927-3751 Courriel Info@club-pong.com Le responsable approuve les politiques et pratiques internes, participe aux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, traite les demandes et les plaintes, supervise les incidents de confidentialité et veille à la formation des personnes qui ont accès à des renseignements personnels. L’accès interne est accordé selon le principe du besoin de connaître. Les rôles peuvent comprendre la direction, le personnel chargé des adhésions et réservations, la comptabilité, le soutien à la clientèle, la sécurité et les technologies de l’information, selon ce qui est nécessaire à leurs fonctions.

3. Renseignements que nous pouvons recueillir

Les renseignements effectivement recueillis dépendent du service utilisé et de la relation avec Club Pong. Nous cherchons à ne recueillir que les renseignements nécessaires aux fins déterminées avant la collecte. Catégorie Exemples Fins principales Identité et coordonnées Nom, adresse courriel, téléphone, adresse postale Compte, adhésion, réservation, communications Compte et adhésion Identifiant, statut, forfait, dates, préférences Administrer les services et les avantages Catégorie Exemples Fins principales Réservations et visites Dates, heures, tables, invités, accès, annulations Fournir le service, gérer la capacité et la sécurité Transactions Montant, taxes, reçus, remboursements, identifiant de paiement Facturation, comptabilité, prévention de la fraude Paiement Données transmises au fournisseur de paiement; détails limités conservés par Club Pong Traiter et rapprocher les paiements Communications Demandes, plaintes, sondages, préférences marketing Soutien, amélioration et communications autorisées Sécurité et incidents Rapports, dommages, blessures, témoins, mesures prises Sûreté, assurance, droits et obligations légales Images et sons Vidéosurveillance; photos, vidéos ou sons autorisés Sûreté; fonctionnalités ou promotion avec consentement distinct Données techniques Adresse IP, appareil, navigateur, journaux, témoins Fonctionnement, sécurité, statistiques autorisées Mineurs Nom, âge ou groupe d’âge, parent ou tuteur, consentements Inscription, sécurité et autorisations appropriées Si une carte de paiement est conservée dans votre compte, le fournisseur de paiement la conserve de manière sécurisée au dossier afin que Club Pong puisse traiter les frais autorisés en vertu des Conditions d’utilisation, notamment les réservations et, le cas échéant, les frais documentés de dommages, de nettoyage exceptionnel ou d’infraction. Club Pong ne reçoit ni ne conserve elle-même le numéro complet de votre carte ni son code de sécurité.

4. Moyens et sources de collecte

Nous recueillons généralement les renseignements directement auprès de vous, notamment lorsque vous remplissez un formulaire, créez un compte, effectuez une réservation ou un paiement, entrez dans le club, utilisez nos services numériques, communiquez avec nous ou fournissez un consentement. Nous pouvons aussi recevoir des renseignements :

• D’un membre organisateur : lorsqu’il fournit les coordonnées ou le nom d’un invité pour une réservation; il doit avoir l’autorité de le faire et informer l’invité.
• D’un parent ou tuteur : lorsqu’il inscrit un mineur ou gère sa participation.
• De fournisseurs : par exemple un portail de réservation, un fournisseur de paiement, un outil de messagerie ou un service de sécurité, selon les services utilisés.
• Par des moyens technologiques : témoins, journaux de connexion, contrôles d’accès, caméras clairement signalées ou autres technologies identifiées au moment de la collecte.
• De sources autorisées par la loi : lorsque la collecte auprès d’un tiers est permise ou nécessaire pour vérifier l’exactitude d’un renseignement. Si un renseignement demandé n’est pas nécessaire, vous pouvez refuser de le fournir sans perdre l’accès au service. Lorsqu’un renseignement est nécessaire à la création d’un compte, au paiement, à l’accès au club, à la sécurité ou à l’exécution d’une réservation, un refus peut empêcher Club Pong de fournir la fonction ou le service concerné.

5. Fins d’utilisation

Club Pong peut utiliser les renseignements personnels aux fins suivantes, dans la mesure où elles sont pertinentes et permises :

• créer et administrer un compte, une adhésion, une réservation ou une liste d’invités;
• confirmer une transaction, traiter un paiement, un remboursement, une annulation, une créance ou une contestation;
• fournir l’accès au club et aux tables, gérer la capacité, les horaires, les règles et les avantages liés aux forfaits;
• répondre aux questions, offrir du soutien et résoudre les problèmes techniques ou opérationnels;
• assurer la sûreté des personnes et des lieux, prévenir la fraude, enquêter sur un incident et protéger les biens;
• documenter une renonciation, un consentement, un rapport d’incident ou une autorisation parentale;
• améliorer les services au moyen de commentaires, de statistiques agrégées ou de renseignements dépersonnalisés;
• envoyer des communications opérationnelles, comme une confirmation de réservation, une modification d’horaire ou un avis de sécurité;
• envoyer des communications promotionnelles lorsque la loi l’autorise et selon vos choix;
• respecter les obligations comptables, fiscales, réglementaires, judiciaires et d’assurance;
• faire valoir ou défendre les droits de Club Pong ou d’une personne, et répondre à une situation d’urgence. Club Pong n’utilise pas un renseignement personnel à une fin incompatible avec celle annoncée sans obtenir un nouveau consentement, sauf lorsqu’une exception prévue par la loi s’applique. Les statistiques destinées à l’analyse sont, dans la mesure du possible, agrégées, dépersonnalisées ou anonymisées.

6. Consentement et choix

Lorsqu’un consentement est requis, Club Pong le demande de façon manifeste, libre et éclairée, en termes simples et clairs, pour chaque fin spécifique. Une demande écrite est présentée distinctement des autres renseignements. Le consentement à l’utilisation ou à la communication d’un renseignement sensible doit être exprès. Certaines activités nécessaires à la prestation d’un service demandé peuvent reposer sur les règles prévues par la loi sans qu’un consentement distinct soit requis. Les fins facultatives — notamment la publicité personnalisée, certaines analyses, l’utilisation promotionnelle d’images ou de sons et les communications commerciales — font l’objet de choix appropriés. Vous pouvez retirer votre consentement à une utilisation ou à une communication facultative en communiquant avec le responsable. Le retrait n’a pas d’effet rétroactif et peut limiter un service lorsque le renseignement demeure nécessaire pour l’offrir. Club Pong expliquera les conséquences pertinentes avant de donner suite.

7. Vidéosurveillance, photos, vidéos et audio

Des caméras de sécurité peuvent fonctionner dans le club. Des avis visibles doivent indiquer les zones surveillées. Les captations de sécurité sont utilisées pour protéger les personnes et les biens, contrôler l’accès, prévenir ou documenter un incident et collaborer à une enquête autorisée. Elles ne doivent pas viser les endroits où l’attente de vie privée est élevée. Club Pong limite l’accès aux enregistrements aux personnes qui en ont besoin pour la sûreté, l’enquête, l’assurance ou l’exercice de droits. Les séquences sont conservées pendant la plus courte période compatible avec ces fins, puis supprimées de façon sécuritaire, sauf si elles sont isolées parce qu’un incident, une demande légale ou un litige le justifie. Club Pong ne doit pas utiliser la reconnaissance faciale ni créer un profil biométrique à partir des images de sécurité sans avoir réalisé les analyses, formalités et consentements expressément requis par la loi. Une captation audio continue n’est pas présumée faire partie de la vidéosurveillance. Si une fonctionnalité, un événement ou un service enregistre le son, Club Pong doit l’indiquer clairement, expliquer la fin et obtenir le consentement requis avant l’enregistrement, sauf exception légale. Promotion et réseaux sociaux Club Pong n’utilise pas une photo, une vidéo ou un enregistrement identifiable d’un membre, d’un invité ou d’un mineur à des fins promotionnelles sans consentement distinct. Pour un mineur, le consentement approprié doit être obtenu de la personne autorisée par la loi.

8. Site Web, témoins et technologies semblables

Un site Web ou un portail peut utiliser des témoins et des technologies semblables. Les témoins strictement nécessaires peuvent servir à maintenir une session, sécuriser un compte, mémoriser un panier ou traiter une réservation. Les témoins facultatifs, s’ils sont utilisés, peuvent soutenir les préférences, la mesure d’audience ou la publicité. Lorsque requis, les technologies facultatives sont désactivées par défaut et ne sont activées qu’après un choix valide. Vous pouvez modifier vos préférences dans le mécanisme de consentement disponible ou dans votre navigateur. Le refus de témoins facultatifs ne devrait pas empêcher l’accès aux fonctions essentielles; le refus de témoins nécessaires peut toutefois compromettre certaines fonctions. Si une technologie permet d’identifier, de localiser ou de profiler une personne, Club Pong fournit au préalable l’information requise et les moyens offerts pour activer la fonction. Club Pong applique les paramètres de confidentialité les plus élevés par défaut aux produits ou services technologiques visés par la loi.

9. Communications à des tiers

Club Pong ne vend ni ne loue les renseignements personnels. Elle peut communiquer uniquement les renseignements nécessaires aux catégories de destinataires suivantes :

• Fournisseurs de services : hébergement, réservation, paiement, comptabilité, messagerie, soutien, entretien technologique, sécurité, assurance ou analyse, selon les services réellement utilisés.
• Conseillers professionnels : avocats, comptables, assureurs et autres conseillers qui ont besoin du renseignement pour exercer leur mandat.
• Autorités et parties autorisées : lorsque la loi, une ordonnance, une enquête valide, une urgence menaçant la vie, la santé ou la sécurité, ou la protection de droits le permet ou l’exige.
• Parties à une transaction commerciale : dans le cadre d’une vente, fusion, réorganisation ou financement, sous réserve des engagements de confidentialité et des autres exigences légales.
• Personnes choisies par vous : lorsque vous demandez expressément une communication ou y consentez. Les contrats de service exigent, selon le contexte, des mesures de confidentialité, une utilisation limitée au mandat, des contrôles de sécurité, un avis rapide en cas d’incident et la destruction ou le retour des renseignements à la fin du mandat. Club Pong demeure responsable de choisir et de surveiller ses fournisseurs avec diligence. Toutes les catégories ci-dessus excluent les données d'inscription et le consentement de l'expéditeur de messages texte; ces renseignements ne seront partagés avec aucun tiers.

10. Traitement à l’extérieur du Québec

Certains fournisseurs technologiques peuvent traiter ou conserver des renseignements à l’extérieur du Québec. Avant une telle communication ou un tel mandat, Club Pong doit réaliser une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée qui tient compte notamment de la sensibilité des renseignements, des fins, des mesures contractuelles et techniques ainsi que du régime juridique applicable dans le lieu concerné. La communication ne doit avoir lieu que si l’évaluation conclut à une protection adéquate. Une entente écrite doit encadrer le traitement et atténuer les risques repérés. Selon le pays, les renseignements peuvent être accessibles aux tribunaux, aux forces de l’ordre ou aux autorités locales conformément au droit applicable. Sur demande, Club Pong indiquera, dans la mesure où la loi l’exige et où l’information est disponible, les catégories de fournisseurs concernés et la possibilité qu’un renseignement soit traité hors Québec.

11. Conservation, destruction et anonymisation

Club Pong conserve un renseignement personnel seulement pendant la période nécessaire à la fin annoncée, à l’exécution de ses obligations, à la protection de ses droits et au respect des délais prévus par la loi. Les durées exactes sont fixées dans un calendrier de conservation interne approuvé et appliqué aux systèmes et dossiers concernés. Catégorie Critère de conservation Fin de cycle Compte et adhésion Pendant la relation active, puis période administrative et légale nécessaire Suppression ou anonymisation Réservations et accès Le temps de fournir le service, gérer les différends et assurer la sûreté Suppression ou statistiques anonymisées Transactions Pendant les délais comptables, fiscaux, de remboursement et de contestation applicables Destruction sécuritaire Surveillance Durée courte annoncée; prolongation seulement pour un incident ou une obligation Écrasement ou suppression sécurisée Marketing Jusqu’au retrait du consentement, au désabonnement ou à l’expiration du besoin Retrait des listes actives Plaintes et incidents Jusqu’à la clôture et pendant les délais de recours ou d’assurance applicables Destruction sécuritaire Consentements Pendant l’usage concerné et aussi longtemps qu’une preuve est raisonnablement requise Destruction sécuritaire À la fin de la période, Club Pong détruit le renseignement de manière sécuritaire ou l’anonymise irréversiblement pour une fin sérieuse et légitime, conformément aux meilleures pratiques et aux exigences réglementaires. Un renseignement seulement dépersonnalisé demeure protégé comme un renseignement personnel.

12. Mesures de sécurité

Club Pong applique des mesures administratives, physiques et technologiques raisonnables et proportionnées à la sensibilité, à la quantité, à la répartition, au support et aux fins des renseignements. Selon le contexte, ces mesures peuvent comprendre :

• des accès individuels, des mots de passe robustes et, lorsque possible, l’authentification multifacteur;
• des droits d’accès limités par rôle, des revues périodiques et la fermeture rapide des accès inutiles;
• le chiffrement des communications et des supports lorsque cela est approprié;
• des sauvegardes, des mises à jour, des journaux de sécurité et des mesures contre les logiciels malveillants;
• des locaux, classeurs, terminaux et dispositifs de surveillance dont l’accès est contrôlé;
• des engagements de confidentialité, de la sensibilisation et des procédures pour le personnel;
• la sélection contractuelle des fournisseurs et la vérification des mesures pertinentes;
• des procédures de conservation, de suppression, de réponse aux incidents et de continuité des activités. Aucune mesure ne peut éliminer tous les risques. Les utilisateurs doivent protéger leurs identifiants, ne pas partager leur mot de passe et aviser rapidement Club Pong de toute utilisation suspecte de leur compte.

13. Incidents de confidentialité

Un incident de confidentialité peut notamment comprendre un accès, une utilisation ou une communication non autorisés, la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à sa protection. Lorsqu’un incident est soupçonné ou confirmé, Club Pong suit un processus visant à : 1. contenir l’incident et réduire le risque de préjudice; 2. déterminer les renseignements et les personnes concernés; 3. évaluer la sensibilité des renseignements, les conséquences possibles et la probabilité d’une utilisation préjudiciable; 4. corriger la cause et prévenir la répétition; 5. consigner l’incident dans le registre prévu par la loi; 6. aviser avec diligence la Commission d’accès à l’information du Québec et les personnes concernées lorsqu’il existe un risque qu’un préjudice sérieux soit causé, sous réserve des exceptions applicables. Un avis à une personne concernée décrit, dans la mesure appropriée, la nature de l’incident, les renseignements visés, les mesures prises et les gestes qu’elle peut poser pour réduire le risque.

14. Vos droits

Sous réserve des conditions et exceptions prévues par la loi, vous pouvez exercer les droits suivants :

• Accès : confirmer l’existence de renseignements vous concernant, les consulter et en obtenir une copie intelligible.
• Rectification : faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque, ou contester une collecte, une communication ou une conservation non autorisée.
• Suppression : demander la suppression lorsqu’elle est requise par la loi, notamment si la collecte ou la conservation n’est pas autorisée; certaines obligations peuvent justifier une conservation.
• Portabilité : obtenir, sur demande et sauf difficulté pratique sérieuse, les renseignements informatisés que vous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou les faire transmettre à une personne autorisée.
• Retrait du consentement : retirer un consentement à une utilisation ou une communication future, sous réserve des conséquences expliquées.
• Cessation de diffusion et désindexation : demander la cessation de diffusion, la désindexation ou, dans certains cas, la réindexation d’un hyperlien lorsque les critères légaux sont satisfaits.
• Préférences marketing : vous désabonner des communications commerciales sans interrompre les messages opérationnels nécessaires.
• Plainte : soumettre une préoccupation au responsable et, au besoin, vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec. Une demande doit être faite par écrit au responsable et permettre de vérifier raisonnablement l’identité et l’autorité de la personne qui la présente. Club Pong ne demandera que les renseignements nécessaires à cette vérification. L’accès est gratuit, mais des frais raisonnables de transcription, de reproduction ou de transmission peuvent être exigés après avis préalable. Club Pong répond par écrit avec diligence et au plus tard dans les 30 jours suivant la réception d’une demande complète, sauf disposition différente de la loi. Tout refus est motivé, indique le fondement juridique et les recours disponibles, et Club Pong offre l’assistance requise pour comprendre la décision ou préciser la demande.

15. Renseignements concernant les mineurs

Club Pong offre des activités auxquelles des mineurs peuvent participer. Les renseignements concernant un mineur de moins de 14 ans ne sont pas recueillis auprès de lui sans le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur, sauf lorsque la collecte est manifestement à son bénéfice et permise par la loi. Le consentement d’un mineur de moins de 14 ans est donné par le titulaire de l’autorité parentale ou le tuteur. Pour un mineur de 14 ans ou plus, le consentement peut être donné par le mineur, le titulaire de l’autorité parentale ou le tuteur, conformément à la loi et au contexte. Club Pong limite les renseignements sur les mineurs à ce qui est nécessaire pour l’inscription, la sécurité, l’accès, les autorisations et les urgences. Une image ou un enregistrement identifiable d’un mineur ne sera utilisé à des fins promotionnelles qu’avec un consentement distinct donné par la personne autorisée.

16. Communications commerciales

Club Pong peut envoyer des nouvelles, offres ou invitations lorsque la loi le permet et selon les préférences exprimées. Chaque message commercial électronique comporte un moyen de désabonnement lorsqu’il est requis. Une demande de désabonnement est traitée sans frais; elle ne met pas fin aux communications opérationnelles nécessaires à une réservation, à un paiement, à la sécurité ou à l’administration du compte. Club Pong ne communique pas une liste de membres ou de clients à un tiers pour sa propre prospection commerciale sans respecter les consentements, possibilités de refus et autres exigences applicables.

17. Liens et services de tiers

Nos services peuvent contenir un lien vers un site, une plateforme de paiement, un réseau social ou un service exploité par un tiers. Les pratiques du tiers sont régies par sa propre politique. Club Pong choisit ses fournisseurs avec diligence, mais ne contrôle pas les services que vous utilisez directement et indépendamment. Nous vous invitons à lire leurs avis avant de leur transmettre des renseignements.

18. Décisions automatisées et profilage

Si Club Pong utilise un jour des renseignements personnels pour rendre une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, elle en informera la personne concernée au plus tard au moment de la décision. Sur demande, elle expliquera les renseignements utilisés, les principales raisons et les facteurs ayant mené à la décision, permettra la rectification et offrira l’occasion de présenter des observations à une personne en mesure de réviser la décision. Toute fonction de profilage, d’identification ou de localisation mise en œuvre au moyen d’une technologie sera annoncée avant la collecte et soumise aux choix et paramètres exigés par la loi.

19. Modifications à la politique

Club Pong peut modifier la présente politique pour refléter une évolution de ses services, de ses fournisseurs ou des exigences légales. La version courante indique la date de mise à jour. Tout changement important fera l’objet d’un avis rédigé en termes simples et clairs et diffusé par un moyen propre à atteindre les personnes concernées avant son entrée en vigueur lorsque la loi l’exige. Un nouveau consentement sera obtenu si une nouvelle fin le requiert.

20. Questions, demandes et plaintes

Pour exercer un droit, poser une question ou déposer une plainte, communiquez par écrit avec le responsable de la protection des renseignements personnels à Info@club-pong.com ou aux autres coordonnées indiquées à la section 2. La demande devrait préciser votre nom, le droit exercé, le renseignement ou le service concerné et tout détail utile. N’envoyez pas de pièce d’identité sensible par courriel non sécurisé; Club Pong indiquera un moyen de vérification approprié. Le responsable accuse réception d’une plainte, l’examine de manière impartiale, documente les conclusions et communique la décision ainsi que les mesures correctives appropriées. Si vous demeurez insatisfait, vous pouvez communiquer avec la Commission d’accès à l’information du Québec.